12.4. Cerrar las Adquisiciones

Este proceso respalda al proceso 4.6 de Cerrar Proyecto, ya que incluye la verificación de que todo el trabajo bajo contrato y todos los productos entregables subcontratados han sido aceptados. Incluye también, actividades administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro.

Cerrar las adquisicionesAborda cada contrato aplicable al Proyecto o a una fase del mismo. Todas aquellas reclamaciones o conflictos sin resolver, pueden dar lugar a resolverlos en los juzgados tras el cierre del contrato.

En caso de acuerdo entre partes, o incumplimiento de contrato, puede finalizarse anticipadamene el mismo, de acuerdo a los términos en él establecidos, en cuanto a derechos y obligaciones de las partes.

Cuando se considere pertinente, sea por cancelación ó completitud, hay que cerrar cada uno de los contratos de adquisición establecidos en el Proyecto, auditando su rendimiento, negociando un finiquito y la resolución de cualquier asunto pendiente. Y antes de cerrar el Proyecto hay que tener cerrados todos y cada uno de los contratos de adquisiciones del mismo.

Entradas

  • Plan para la Dirección del Proyecto: Donde se encuentra el Plan de Gestión de las Adquisiciones.
  • Documentación de la Adquisición: Para cerrar el contrato, toda la documentación de las adquisiciones es coleccionada, indexada y archivada. La información acerca del cronograma, alcance, calidad y rendimiento del coste del contrato, junto con toda la referida a los cambios acordados, los registros de pago y los resultados de inspección son catalogados. Esta información puede ser usada para las lecciones aprendidas y como una base para valorar a los contratistas, en futuros contratos.

Herramientas y Técnicas

  • Auditorias de la Adquisición: Una auditoria de adquisición es una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso 12.1. Planificar la Gestión de las Adquisiciones hasta el proceso 12.3. Controlar las Adquisiciones. El objetivo de una auditoria de Adquisición es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos, o en otros Proyectos.
  • Negociación de Adquisiciones: En toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental. En los casos en que no es factibles llegar a un acuerdo mediante la negociación directa, puede examinarse el empleo de algún método alternativo para la resolución de conflictos (ADR), incluidos la mediación o el arbitraje. Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opción más deseable.
  • Sistemas de Gestión de Registros

Salidas

  • Adquisiciones Cerradas: El comprador, generalmente a través del administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una notificación formal por escrito informándole que el contrato ha sido completado.
  • Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización: Archivo del contrato, aceptación del producto entregable o documentación sobre lecciones aprendidas, entre otros.
Fuentes de información: PMBOK® 5th edición
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP

 

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