Factores de Éxito del Proyecto

Son como una fórmula mágica que todos los Directores de Proyecto deseamos o buscamos ¿verdad? La pregunta común en todas mis formaciones es: “Gladys, ¿cómo puedo saber si mi Proyecto ha tenido éxito? Cuando cierro mis Proyectos, muchas veces no estoy segur@ de si ha sido exitoso o no”.

Estas son algunas de las claves para el éxito del Proyecto:

  • Seleccionar los procesos adecuados
  • Cumplir con los requisitos del Proyecto
  • Equilibrar restricciones
  • Identificar a todos los interesados
  • Desarrollar objetivos medibles

Equilibrar restricciones

Normalmente, los Proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo, aunque en la gestión de Proyectos moderna, se tiende cada vez más a incluir las variables de calidad, recursos y expectativas. Esto se conoce como el Triángulo de Restricciones, donde cada lado representa una restricción.

Triángulo de restricciones

Claramente podemos ver así,  qué ocurre cuando una de las restricciones cambia en mi Proyecto. Por ejemplo, supongamos que nuestro cliente emite una solicitud de cambio y nos pide ampliar el alcance incluyendo un entregable más que no estaba previsto inicialmente. Como es lógico, la producción de ese entregable, que ha modificado una de las variables (alcance) solo puede ser llevada a cabo si alguna de las otras variables se ve afectada, o bien necesitaremos más tiempo, o más dinero para poder hacerlo en el mismo tiempo, o bien reducir la calidad para poder entregar el Proyecto en tiempo y bajo el presupuesto inicial.

Llegados a este punto, podrías preguntarme: “Gladys ¿Qué pasa con las expectativas de los interesados? ¿Por qué están en el centro del triángulo?” Las expectativas de los interesados aparecen en la parte central del triángulo, porque es fundamental que las restricciones o requisitos iniciales del Proyecto estén perfectamente alineados con las expectativas que los diferentes interesados tienen en el mismo, ya que es más que probable que cada uno de ellos tenga diferente opinión sobre cuál de los requisitos es más importante.

Identificar a los interesados

Este proceso es clave para asegurar el éxito del Proyecto y debe llevarse a cabo durante la iniciación del mismo. Debemos identificarlos y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia; de manera que podamos elaborar una estrategia para abordar a cada uno de ellos y determinar el nivel y el momento de su participación, a fin de maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales.

Otro punto crucial y necesario a la hora de poder medir el éxito es desarrollar, durante la iniciación, una identificación de objetivos del Proyecto, de manera que al finaliza el Proyecto pueda determinarse si han sido cumplidos o no. El project charter o acta de constitución,  debe recoger los objetivos del proyecto de forma clara y medible. Debe establecer también los criterios a través de los cuales vamos a valorar si el proyecto ha sido un éxito o no. Evidentemente, éstos dependerán mucho del tipo de Proyecto, de la complejidad del mismo, del tipo de industria, de la organización o de las expectativas de los interesados, entre otros. Un ejemplo podría ser:

  • Costo: Consideraremos exitoso el proyecto si no se ha sobrepasado el presupuesto en más del 5%
  • Tiempo: Consideraremos exitoso el proyecto si se cumple el plazo de entrega con una semana de antelación.
  • Calidad: Obtener menos del 3% de fallos en los ensayos de calidad
The 3 project Constraints
FUENTES DE INFORMACIÓN: PMBOK® 5TH EDICIÓN
AUTORA: GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO PMP

One thought on “Factores de Éxito del Proyecto

  1. Hay muchos factores que pueden contribuir al éxito de la Gestión de Proyectos. En términos generales,
    cuando el proyecto se planifica de manera adecuada, cuando el proyecto cuenta con el respaldo de la
    organización, de la gerencia y de los interesados, y cuando el equipo del proyecto se puede comunicar de
    manera efectiva, entonces tienes las bases del éxito.
    Otros factores, tales como los estilos y las habilidades de liderazgo, la cultura de la organización, los
    factores ambientales externos y la continuidad de los procesos de Gestión de Proyectos también pueden
    afectar el proyecto de manera significativa.

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