12.2. Efectuar las Adquisiciones

El propósito de este proceso es obtener respuestas de los proveedores, analizar y seleccionar las mejores cotizaciones, ofertas o propuestas, negociando y adjudicando el mejor contrato posible con cada uno de los vendedores seleccionados.

Durante este proceso, se reciben ofertas o propuestas y aplica criterios de evaluación, según corresponda, para seleccionar uno o más proveedores-vendedores. Durante esta selección podemos evaluar muchos factores, como por ejemplo:

  • El precio o coste puede ser el determinante principal para un artículo listo para vender, pero el menor precio propuesto puede no ser el menor coste si el vendedor se demuestra incapaz de entregar los productos, servicios o resultados a tiempo.
  • Las propuestas a menudo son divididas en secciones técnicas (enfoque) y comerciales (precio), y cada una se evalúa por separado. A veces, se requieren secciones de gestión como parte de la propuesta, que también tienen que ser evaluadas.
  • Pueden requerirse múltiples fuentes para productos, servicios y resultados críticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar asociados a temas tales como cronogramas de entrega y requisitos de calidad. Se tienen en cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos múltiples vendedores, incluida toda pérdida de posibles descuentos por cantidad, y los temas de reemplazo y mantenimiento.

12.2 Efectuar las Adquisiciones

Entradas

  • Plan de Gestión de las Adquisiciones: Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la adquisición hasta el contrato.
  • Documentos de la Adquisición: Proporcionan un registro de auditoría para contratos y otros acuerdos.
  • Criterios de Selección de Proveedores: Pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque con respecto al contrato.
  • Propuestas de los Vendedores: Preparadas como respuesta a un paquete de documentos de adquisición, constituye el juego básico de información que será usado en la evaluación y selección de uno ó más vendedores.
  • Documentación del Proyecto: Se consideran muy a menudo el registro de riesgos y los contratos relacionados con las decisiones respecto de los riesgos
  • Decisiones de Hacer o Comprar
  • Declaración del Trabajo de la Adquisición: Proporcionan a los proveedores un conjunto de objetivos, requisitos y resultados claramente definidos.

Herramientas y Técnicas

  • Conferencia de Ofertantes: Son reuniones con los potenciales vendedores, previas a la preparación de una oferta o propuesta, usadas para asegurar que todos los vendedores potenciales tengan un entendimiento claro y en común de las Adquisiciones, son utilizadas para otorgar trato de igualdad.
  • Técnicas de Evaluación de Propuestas: Podemos usar muchas técnicas diferentes, pero todas ellas emplearán el juicio de expertos en alguna medida y alguna forma de criterios de evaluación.
  • Estimaciones Independientes: La parte compradora prepara sus propias estimaciones de manera independiente como forma de verificar los precios propuestos.
  • Juicio de Expertos
  • Publicidad: Anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de profesionales. La mayoría de las jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de los contratos gubernamentales.
  • Técnicas Analíticas: Las técnicas analíticas pueden ayudar a las organizaciones a identificar la preparación de un proveedor para proporcionar el estado final deseado, a determinar el costo esperado para la elaboración del presupuesto y a evitar sobrecostos debidos a cambios. Mediante el estudio de la información del desempeño pasado, los equipos pueden identificar áreas de mayor riesgo que requieran ser monitoreadas de cerca para asegurar el éxito del Proyecto.
  • Negociación de las Adquisiciones: Negociación para aclarar la estructura y los requisitos del contrato, de manera que se pueda llegar a un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. La redacción del contrato final refleja todos los acuerdos alcanzados.

Salidas

  • Vendedores Seleccionados
  • Acuerdos: Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporciona.
  • Calendario de Recursos: Documentación de la cantidad de recursos disponibles, así como las fechas en que cada recurso específico pueda estar o no disponible.
  • Solicitudes de Cambio
Fuentes de información: PMBOK® 5th edición
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño
Director Profesional de Proyectos. Pablo Lledó

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