12.1. Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Durante la ejecución del Proyecto, el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones identifica qué necesidades del Proyecto pueden satisfacerse mejor, comprando o adquiriendo productos y/o servicios fuera de la organización del Proyecto y qué necesidades del Proyecto pueden ser satisfechas por el propio equipo. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qué y cuánto adquirir, así cómo y cuándo hacerlo.

Planificar las AdquisicionesDespués de ejecutar el proceso de Planificar las Adquisiciones, los demás procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, se realizan para cada uno de los productos y/o servicios que sea necesario adquirir fuera de la organización ejecutante, hasta Cierre de las Adquisiciones, es decir, del cierre del contrato de cada ítem ó artículo que se ha comprado o adquirido.

Durante la planificación de las adquisiciones, debemos considerar posibles vendedores, así como determinar quién será el responsable de obtener o mantener las licencias y permisos profesionales exigidos por legislación, como por políticas de la organización.

El cronograma del Proyecto puede influir significativamente en el proceso Planificar la Gestión las Adquisiciones, así como las decisiones tomadas durante este proceso pueden influir en el cronograma, por lo que éstas deben estar integradas en todos los procesos de planificación del alcance, cronograma y riesgos mediante las decisiones de fabricación o compra.

“Este proceso debe iniciarse antes de planificar el alcance del Proyecto, ya que las decisiones de fabricación o compra afectan al alcance del proyecto y por ende a la EDT”

Durante el desarrollo de este proceso, debemos revisar los riesgos asociados a cada decisión de fabricación o compra, y revisar el tipo de contrato más conveniente para la mitigación de riesgos.

Entradas

  • Plan para la Dirección del Proyecto: La línea base del alcance, donde se describe la necesidad, justificación, requisitos y las fronteras del Proyecto.
  • Documentación de Requisitos: Donde podemos encontrar información importante sobre los requisitos del Proyecto a considerar durante la planificación de las Adquisiciones. Como por ejemplo, requisitos con implicaciones legales y contractuales.
  • Registro de Riesgos: Contiene información relacionada con los riesgos, tales como los riesgos identificados, los propietarios de dichos riesgos y las respuestas planificadas para mitigar sus posibles efectos.
  • Requisitos de Recursos de las Actividades: Información sobre necesidades específicas, tales como personas, equipamientos y localización de los trabajos.
  • Cronograma del Proyecto: Información acerca de plazos y fechas de entrega que sea obligatorio cumplir.
  • Estimaciones de Costo de las Actividades: Es usada para evaluar si el precio de las ofertas o propuestas recibidas de potenciales proveedores-vendedores es razonable.
  • Registro de Interesados: Proporciona información sobre los interesados y/o participantes en el Proyecto y sus intereses en el mismo.
  • Activos de los procesos de la Organización: Los diferentes tipos de contratos utilizados por la Organización influyen en las decisiones de este proceso.

12.1 Tipos de contratos

Herramientas y Técnicas

  • Análisis de Hacer o Comprar: Técnica de dirección general para determinar si el equipo del Proyecto debe producir un producto o servicio determinado, o es mejor que lo compre a un proveedor externo. En las decisiones de fabricación propia o compra externa, debemos tener en cuenta las restricciones del presupuesto del Proyecto, y en la decisión de compra, si lo conveniente es comprar o alquilar. Debemos considerar tanto los costes directos como los indirectos.
  • Juicio de Expertos: Se aplica tanto a los detalles técnicos de los productos y/o servicios a adquirir como a los diferentes aspectos del negocio de gestión de las Adquisiciones, así como para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las ofertas o propuestas de los vendedores. El juicio de expertos legales puede ser necesario para ayudar con los términos y condiciones de los contratos.
  • Investigación del Mercado: Incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los vendedores específicos.
  • Reuniones del Equipo de Proyecto

Salidas

  • Plan de Gestión de las Adquisiciones: El Plan de Gestión de las Adquisiciones describe cómo serán gestionados los procesos de Adquisición del Proyecto y puede incluir:
  • Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición (Statement Of Work SOW): Para aquellos artículos que se van a comprar o adquirir, incluye y define la parte del alcance del Proyecto que está incluida dentro de cada contrato. Se desarrolla a partir del enunciado del alcance del Proyecto, de la EDT/WBS y del diccionario de la EDT/WBS. El enunciado del alcance del contrato describe el artículo a adquirir con suficiente detalle como para permitir a potenciales proveedores que determinen si podrán suministrarlo.
  • Documentos de la Adquisición: Se utilizan para pedir propuestas de los potenciales vendedores. Los términos licitación, propuesta, oferta o presupuesto generalmente varían desde cuando la decisión de selección del vendedor se basa en el precio (presupuesto) ó en otras consideraciones adicionales (oferta). El término propuesta se usa generalmente cuando las consideraciones aportadas por el proveedor, tales como habilidades o enfoques técnicos, son las más importantes. Sin embargo, los términos a menudo se usan indistintamente, y se debe tener cuidado de no hacer asunciones injustificadas sobre la base del término usado.
  • Criterios de Selección de Proveedores: Los criterios de evaluación se desarrollan y usan para calificar o puntuar las propuestas. Pueden ser objetivos o subjetivos. A menudo se incluyen como parte de los documentos de la adquisición.
  • Decisión de Hacer o Comprar: Decisiones, debidamente documentadas, acerca de qué productos o servicios serán adquiridos o desarrollados por el equipo del Proyecto
  • Solicitudes de Cambio
FUENTES DE INFORMACIÓN: PMBOK® 5TH EDICIÓN
AUTORA: GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO PMP

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