6.6. Desarrollar el Cronograma del Proyecto

El desarrollo del cronograma es el proceso que consiste en integrar los procesos anteriores, es decir, definir y secuenciar actividades y estimar los recursos de las mismas para crear el cronograma del Proyecto. Normalmente este proceso es llevado a cabo mediante una herramienta de planificación y suele ser también, un proceso iterativo, que determina las fechas de comienzo y de fin para las actividades planificadas. Iterativo por que muy probablemente requiera de una o varias revisiones de los estimados de duración y recursos para desarrollar un cronograma de Proyecto realista y aprobado, que servirá como línea de base con respecto a la cual mediremos el avance real del Proyecto. La publicación del Project Management Institute PMI®, Practice Standard for Scheduling (en inglés) amplia información más detallada sobre el desarrollo del Cronograma. Este cronograma debe ser revisado y actualizado según avanza el Proyecto, de acuerdo a las actualizaciones del plan para la dirección del Proyecto y la evolución de riesgos.

Entradas

  1. Plan de Gestión del Cronograma: Identifica la metodología y la herramienta de planificación a utilizar en el Proyecto para el desarrollo del cronograma y la manera en que se debe calcular el mismo
  2. Lista de actividades con sus atributos
  3. Diagrama de Red: Los diagramas de red del cronograma del Proyecto, contienen las relaciones lógicas de predecesoras y sucesoras que se utilizarán para calcular el cronograma.
  4. Requisitos y calendario de recursos: Los calendarios contienen información sobre la disponibilidad de los recursos a lo largo del Proyecto.
  5. Estimados de la duración de las Actividades: Valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de periodos de trabajo que se necesitarán para completar una actividad.
  6. Enunciado del alcance del Proyecto: Ya que incluye restricciones y supuestos que pueden afectar al desarrollo del cronograma
  7. Asignaciones de Personal al Proyecto: Salida del proceso 9.2 Adquirir el Equipo de Proyecto. Especifican qué recursos se asignan a cada una de las actividades.
  8. Estructura de Desglose de Recursos (RWS): Salida del proceso 6.4. Estimar los Recursos de las Actividades
  9. Factores ambientales y Activos de los procesos de la Organización: La herramienta de planificación utilizada para desarrollar el cronograma se encuentra entre unos de los factores ambientales que pueden afectar al proceso, mientras que la metodología de planificación y el calendario de trabajo son activos de los procesos de la organización que pueden influir en el desarrollo del cronograma.

Herramientas y técnicas

  1. Análisis de la Red del Cronograma: Conjunto de técnicas utilizadas para generar el cronograma del Proyecto y calcular las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías de las actividades del Proyecto: métodos de la ruta y de las cadenas críticas, análisis “¿Qué pasa si…?” y nivelación de recursos.
  2. Método de la ruta crítica: El método de la ruta crítica calcula las fechas teóricas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las actividades, sin considerar las limitaciones de recursos, realizando un análisis que recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del Cronograma. Ver Método de la ruta crítica
  3. Método de la cadena crítica: Consiste en modificar el Cronograma del Proyecto teniendo en cuenta la restricción de recursos. Una vez identificada la ruta crítica, se introduce la disponibilidad de recursos y se determina el resultado. Esta nueva ruta crítica, se denomina cadena crítica. Este método agrega colchones de duración, que son actividades del cronograma que no requieren trabajo y que se utilizan para manejar la incertidumbre. Un colchón que se coloca al final de la cadena crítica se conoce como colchón del proyecto y protege la fecha de finalización objetivo contra cualquier retraso a lo largo de la cadena crítica. Consecuentemente, en lugar de gestionar la holgura total de los caminos de red, el método de la cadena crítica se concentra en gestionar las duraciones restantes de los colchones en función de las duraciones restantes de las cadenas de tareas.
  4. Optimización de recursos: Entre los ejemplos de técnicas de optimización de recursos que se pueden utilizar para ajustar el modelo de programación en función de la demanda y la provisión de los mismos, tenemos la nivelación y el equilibrado. Ambas técnicas ajustan las actividades del cronograma de manera de las necesidades de recursos no excedan ciertos límites.
    • Nivelación de Recursos: Puede modificar la ruta crítica e incrementar el Cronograma
    • Equilibrado de Recursos: Solo permite retrasar las actividades según su holgura, es decir, no modifica la ruta crítica.
  5. Análisis “¿Qué pasa si…?”: Consiste en realizar diferentes simulaciones en diferentes escenarios para determinar cómo podría variar el Cronograma. La técnica más común es la del Análisis Monte Carlo, en el cual se define una distribución de duraciones posibles para cada actividad, que es usada para calcular una distribución de posibles resultados para todo el proyecto.
  6. Aplicación de adelantos y retrasos: son refinamientos que se aplican durante el análisis de la red para desarrollar un Cronograma viable.
  7. Compresión del Cronograma: Consiste en reducir o acortar la duración del cronograma, sin modificar el alcance. Las técnicas utilizadas para ello son:

–  Compresión (Crashing): Consiste en agregar recursos para acortar la duración. Se debe conseguir la máxima compresión con el menor coste posible.

–  Ejecución rápida (Fast-tracking): Consiste en realizar actividades paralelamente en el tiempo para acortar el cronograma. Puede provocar riesgos. Sólo es aplicable en actividades que pueden superponerse.

Pabló Lledó, en su libro “Director Profesional de Proyectos”, resume las alternativas para acortar el cronograma en la siguiente tabla:

Salidas

  1. Cronograma del Proyecto: Debe contener, como mínimo, una fecha de inicio y una fecha de finalización programadas para cada actividad. Puede presentarse como un Cronograma de hitos (formato adecuado para presentar a la alta Gerencia), un Diagrama de barras (formato adecuado para ser gestionado por el equipo del Proyecto) o como un Diagrama de red, que normalmente muestra la lógica de la red del Proyecto y las actividades del cronograma que se encuentran dentro de la ruta crítica del Proyecto.

  1. Línea base del Cronograma: El equipo de dirección del proyecto acepta y aprueba la línea base del cronograma,  con fechas de inicio y fechas de finalización. Es un componente del plan para la dirección del Proyecto.
  2. Datos del Cronograma: Incluye toda la información relativa a hitos, actividades con sus atributos, histograma y/o calendario de recursos, diferentes alternativas a la nivelación de recursos, reservas para contingencias, supuestos, restricciones, etc.
  3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Requisitos de recursos de la actividad, atributos de las actividades, el calendario y el registro de riesgos
Fuentes de información:
PMBOK® 5th edición
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP
DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS Pablo Lledó

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