13.4. Controlar la Participación de los Interesados

Controlar la participación de los interesados es el proceso de seguimiento del Proyecto en general relaciones con los interesados y las estrategias de ajuste de los planes de participación de estos. Su finalidad es supervisar las relaciones generales de los Interesados y ajustar las estrategias y planes para involucrarlos. Este proceso es un proceso más de control para evitar incertidumbres y minimizar los riesgos. La principal ventaja de este proceso es que va a mantener o aumentar la eficiencia y eficacia de las actividades de dicha participación a medida que el Proyecto evoluciona y cambia su entorno. Se puede describir el proceso como una secuencia de entradas, Herramientas y técnicas y sus consecuentes salidas. Como se puede ver en el siguiente esquema las salidas de este proceso suelen ser informes y actualización de los sistemas de información del Proyecto.

Entradas

  • Plan para la Dirección del Proyecto: Incluye información sobre el ciclo de vida del Proyecto, cómo se llevará a cabo el trabajo y cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos, entre otros.
  • Registro de Incidentes: El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.
  • Datos sobre el Desempeño del Trabajo
  • Documentos del Proyecto: Para controlar la participación de los Interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo múltiples documentos del Proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o control. Como pueden ser el cronograma del Proyecto, el registro de interesados, el registro de incidentes o las comunicaciones del Proyecto.

Herramientas y Técnicas

  • Sistema de Gestión de la Información: Un sistema de gestión de la información, proporciona una herramienta estándar para que el director del Proyecto capture, almacene y distribuya a los Interesados la información relativa a los costos, el avance del cronograma y a desempeño del Proyecto. También permite consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitar la distribución de informes a los Interesados del Proyecto.
  • Juicio de Expertos: Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos Interesados, se puede realizar una revaluación de los Interesados actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitación especializada en la materia.
  • Reuniones: Las reuniones de revisión del estado se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de la participación de los Interesados.

Salidas

  • Información sobre el Desempeño del Trabajo
  • Solicitudes de Cambio: El análisis del desempeño del Proyecto y de las interacciones con los Interesados a menudo genera solicitudes de cambio.
  • Actualizaciones: Al Plan para la Dirección del Proyecto, a los documentos del Proyecto o a los Activos de los procesos de la Organización.
Fuentes de información:
PMBOK® 5th edición
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP

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