13.2. Planificar la Gestión de los Interesados

Planificar la gestión de los interesados es el proceso de elaboración de estrategias de gestión, apropiados para que los interesados participen de manera efectiva en todo el ciclo de vida del Proyecto, basado en el análisis de sus necesidades, intereses e impacto potencial en el éxito del Proyecto. Planificar la gestión de los interesados identifica cómo el Proyecto afectará a los Interesados, que a su vez permite que el Director del Proyecto desarrolle diversas maneras para que los Interesados participen de manera efectiva en el Proyecto, para gestionar sus expectativas, y en última instancia, la consecución de los objetivos del Proyecto. La gestión de los interesados es más que mejorar las comunicaciones y requiere algo más que la gestión de un equipo. La Gestión de los nteresados es acerca de la creación y el mantenimiento de las relaciones entre el equipo del Proyecto y los Interesados, con el objetivo de satisfacer sus respectivas necesidades y requerimientos dentro de los límites del Proyecto.

Entradas

  • Plan para la Dirección del Proyecto: La información utilizada para el desarrollo del Plan de Gestión de los Interesados incluye, pero no se limitan a:  ciclo de vida seleccionado para el Proyecto y los procesos de los que se aplicará a cada fase, descripción de cómo el trabajo será ejecutado para lograr los objetivos del Proyecto, de cómo los requerimientos de los recursos humanos serán recibido, y cómo los roles y responsabilidades, relaciones de información y de gestión de personal serán tratados y estructurados para el Proyecto, cambiar el plan de gestión que documenta cómo los cambios serán monitoreados y controlados, necesidad y técnicas para la comunicación entre los interesados.
  • Registro de Interesados: El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar los medios adecuados para involucrar a los Interesados del Proyecto.

Herramientas y Técnicas

  • Juicio de Expertos: Basado en los objetivos del Proyecto, el Director del Proyecto debe aplicar el Juicio de Expertos para decidir sobre el nivel de compromiso necesario en cada etapa del Proyecto de cada interesado. se debería pedir a los grupos o personas con formación especializada o experiencia en la materia o con comprensión de las relaciones dentro de la organización.
  • Reuniones del Equipo de Proyecto: Se deberían celebrar reuniones con expertos y el equipo del Proyecto para definir los niveles de compromiso requeridos de todos los Interesados. Esta información puede ser utilizada para preparar el Plan de Gestión de los interesados.
  • Técnicas Analíticas: El nivel de compromiso de todos los Interesados deben ser comparado con los niveles de participación previstos necesarios para la ejecución exitosa del Proyecto. El nivel de compromiso de los Interesados se puede clasificar de la siguiente manera:
  1. Inconsciente: Inconsciente del Proyecto y de los impactos potenciales.
  2. Resistente: Consciente del Proyecto y los impactos potenciales y resistentes al cambio.
  3. Neutral: Consciente del Proyecto pero tampoco apoya, ni es resistente.
  4. Apoyo: Consciente del Proyecto y los impactos potenciales y de apoyo al cambio.
  5. Líder: Consciente del Proyecto y los impactos potenciales y participa activamente para asegurar que el Proyecto sea un éxito.

Matriz de interesados

Salidas

  • Plan de Gestión de los Interesados: El Plan de Gestión de los interesados es un componente del Plan para la Dirección del Proyecto e identifica las estrategias de gestión necesarias para la participación de manera efectiva de los Interesados. El Plan de Gestión de los Interesados puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente enmarcado, en base a las necesidades del Proyecto.

La estrategia de dirección de stakeholders define un enfoque para incrementar el apoyo y/o minimizar su oposición durante todo el ciclo vital de Proyecto al completo. Incluye elementos como:

 Stakeholders principales que pueden afectar el Proyecto significativamente

Nivel de la participación en el Proyecto deseado para cada stakeholder identificado

Grupos stakeholders y su gestión (como grupos)

Parte de la información relacionada con ciertas estrategias de gestión de stakeholders podría ser demasiado confidencial para ser incluida en un documento compartido. El director del Proyecto debe ejercitar su criterio respecto al tipo de la información y nivel del  detalle que debe ser incluido en la estrategia de gestión de stakeholders.

Fuentes de información:
PMBOK® 5th edición
Director profesional de Proyectos. Pablo Lledó
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP

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