9.3. Desarrollar el Equipo de Proyecto

En el proceso 9.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto se mejoran tanto las competencias de cada uno de los miembros del equipo como sus interacciones con los demás miembros a fin de mejorar el trabajo en equipo y el rendimiento del Proyecto. Los objetivos de este proceso incluyen:

  • Mejorar la motivación, las habilidades y la capacidad de los miembros del equipo a fin de aumentar su competencia para completar las actividades del Proyecto.
  • Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del equipo con el fin de incrementar su productividad a través de un mejor trabajo en equipo.
  • Crear una dinámica e interactiva cultura de cooperación, trabajo en equipo y capacidad para compartir conocimiento y experiencia.

9.3. Desarrollar el Equipo de ProyectoAlgunos ejemplos de mejora del trabajo en equipo efectivo incluyen el ayudarse mutuamente cuando las cargas de trabajo no estén equilibradas, comunicarse de forma ajustada a las preferencias individuales, así como compartir información y recursos.  Los esfuerzos para el desarrollo del equipo son más beneficiosos cuando se realizan en las fases tempranas del Proyecto, pero deberían tener lugar durante todo su ciclo de vida.

A este proceso también se le denomina “team building” y algunos trucos de esta dinámica de construcción de un equipo a partir de un grupo de desconocidos:

  • Ofrecer “retos” al equipo.
  • Recompensar y reconocer al equipo de Proyecto.
  • Promover el conocimiento y la comunicación entre los miembros del equipo.
  • Ser un facilitador de las relaciones interpersonales.
  • Buscar el compromiso profesional de los miembros del equipo.
  • Situar físicamente al equipo en un mismo lugar y durante un cierto tiempo, de forma que los miembros puedan comunicarse fácilmente, establecer relaciones personales y conseguir compromisos profesionales efectivos.

Entradas

  • Plan de Gestión de los Recursos Humanos: Proporciona una guía sobre el modo en que se deben definir, adquirir, dirigir, controlar y finalmente liberar los Recursos Humanos del Proyecto. Identifica las estrategias y planes de formación o capacitación para desarrollar el Equipo de Proyecto.
  • Asignaciones del Personal al Proyecto: El desarrollo del equipo comienza con una lista con los miembros del equipo y la contribución al Proyecto que se espera de cada uno de ellos. Estas informaciones se suelen encontrar en los documentos que describen las asignaciones del personal al Proyecto.
  • Calendario de Recursos: Con información sobre la asignación de recursos identificando cuándo y cómo va a participar cada persona en actividades propias de desarrollo del equipo del Proyecto.

Herramientas y Técnicas

  • Habilidades Interpersonales: Las habilidades propias de la Dirección de personas, a veces conocidas como habilidades blandas, son de especial importancia para el desarrollo del equipo de Proyecto. Comprendiendo los sentimientos de las personas, previendo las necesidades y motivaciones, reconociendo sus inquietudes y haciendo un estrecho seguimiento de las incidencias y polémicas que se planteen, el equipo de Dirección del Proyecto puede reducir en gran medida los problemas interpersonales y aumentar la cooperación entre los miembros del equipo del Proyecto. Habilidades directivas tales como la empatía e influencia interpersonal, la promoción de la creatividad, la facilitación y el apoyo del trabajo en equipo son activos muy valiosos para una buena gestión del equipo del Proyecto.
  • Capacitación: Se entiende por capacitación o formación, cualquier actividad diseñada para mejorar las competencias de los miembros del equipo del Proyecto. La formación puede ser formal o informal. Algunos ejemplos de métodos de impartir formación son cursos presenciales, seminarios por Internet ó autoformación basada en ordenadores, etc. En el lugar de trabajo, la tutoría y el entrenamiento personal a cargo de otro miembro del equipo del Proyecto. Si un miembro carece de alguna competencia necesaria, de gestión o técnica, su adquisición pueden considerarse parte del trabajo del Proyecto. La programación de la formación se realiza según lo establecido en el Plan de Gestión de Personal. Pueden generarse acciones formativas no programadas como resultado de observaciones, conversaciones con el equipo y evaluaciones del rendimiento del Proyecto.
  • Actividades de Desarrollo del Espíritu de Trabajo: Las actividades de construcción de equipos son muy diversas, desde la dedicación de cinco minutos en una reunión de revisión del estado del Proyecto hasta una experiencia fuera del lugar de trabajo, mediante la contratación de formadores profesionales, diseñada para mejorar las relaciones interpersonales. Algunas actividades que hay que realizar en equipo, como la elaboración de la EDT del Proyecto, pueden servir como actividades de desarrollo del equipo. Si se planifican, estructuran y facilitan adecuadamente, pueden aumentar la cohesión del equipo. También es importante promover la comunicación mediante actividades informales, con el fin de fomentar la confianza interpersonal y establecer buenas relaciones laborales. Desarrollo del equipo TuckmanLas estrategias de formación de equipos son especialmente valiosas cuando los miembros del equipo trabajan virtualmente desde lugares remotos, sin el beneficio del contacto personal. Uno de los modelos que se utilizan para describir el desarrollo de un equipo es el modelo de desarrollo de Tuckman, que establece cinco etapas de desarrollo por las que pueden pasar los equipos
  • Reglas Básicas: Establecer un conjunto de reglas básicas de comportamiento aceptable aclara las expectativas por parte de los miembros del equipo del Proyecto. El compromiso con pautas claras desde las fases más tempranas reduce los malos entendidos y aumenta la productividad. El proceso de discutir las reglas básicas permite a los miembros del equipo descubrir que valores que son importantes para unos y otros. Todos los miembros del equipo del Proyecto comparten la responsabilidad de aplicar las reglas básicas, una vez establecidas.
  • Coubicación: La coubicación (ó tight matrix) implica colocar a los miembros del equipo del Proyecto más activos en el mismo lugar físico con el fin de mejorar su capacidad para relacionarse personalmente y actuar como equipo. La reubicación puede ser durante todo el Proyecto ó temporal, en ocasiones estratégicamente importantes para la realización del Proyecto. La estrategia de reubicación puede incluir una sala de reuniones, a veces denominada centro de mando ó sala de guerra, con dispositivos de comunicación electrónicos, lugares para colgar cronogramas y otras facilidades que mejoren la comunicación y fomentan un sentido de comunidad y participación. El uso de equipos virtuales reducirá las posibilidades de que los miembros del equipo puedan estar juntos en el mismo lugar.
  • Reconocimientos y Recompensas: Parte del proceso de desarrollo del equipo implica reconocer y recompensar el comportamiento deseable. Los planes relativos a las formas de retribuir y recompensar a las personas se desarrollan durante el proceso de Planificación de los Recursos Humanos. Las decisiones de otorgamiento de premios se toman, formal o informalmente, durante el proceso de Gestión del Equipo del Proyecto, a través de evaluaciones del rendimiento. Debería recompensarse sólo el comportamiento deseable. Por ejemplo, debería recompensarse la buena disposición para trabajar horas extra a fin de mejorar el cumplimiento de un objetivo del cronograma, pero no debería reconocerse la necesidad de trabajar horas extra como consecuencia de una planificación deficiente. Las recompensas basadas en estrategias competitivas, como ganar & perder ó de suma cero, en las que sólo una cantidad limitada de miembros del equipo del Proyecto pueden ganar, pueden perjudicar la cohesión del equipo. Recompensar mediante las estrategias colaborativas, como ganar & ganar ó todos ganan, que todos los miembros del equipo pueden lograr algún tipo de beneficio tiende a aumentar el respaldo entre ellos. El reconocimiento y las recompensas deberían tener en cuenta las diferencias culturales.
  • Herramientas de Evaluación del Personal: Proporcionan conocimiento sobre las áreas de fortaleza y debilidad. Ayudan al Director de Proyecto a evaluar las preferencias y las aspiraciones del equipo, cómo procesan y organizan la información, cómo tienden a tomar decisiones y cómo prefieren relacionarse con otras personas

Salidas

  • Evaluaciones de Desempeño del equipo: A medida que se implementan los esfuerzos del desarrollo del equipo, por ejemplo a través de actividades de formación, el equipo de Dirección del Proyecto realiza valoraciones informales o formales de la efectividad del equipo del Proyecto como un conjunto. Se espera que las estrategias y actividades de desarrollo del equipo efectivas mejoren el rendimiento del equipo, lo cual aumenta la probabilidad de cumplir con los objetivos del Proyecto. Como resultado de las valoraciones de la efectividad del equipo del Proyecto, el Director ó el equipo de Dirección de Proyecto deberán identificar actividades adicionales de formación, entrenamiento, pupilaje ó asistencia con el objeto de seguir aumentando la capacidad y el rendimiento del equipo.
Fuentes de Información
PMBOK® 5th edición
Director Profesional de Proyectos. Pablo Lledó
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP

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