Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Según la PMBOK® Guide 5th, la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar la adecuada y oportuna recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del Proyecto.

Una comunicación eficaz, crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del Proyecto.

La comunicación en el proyecto es necesaria para asegurar que obtenemos y suministramos la información requerida de la persona correcta, en el tiempo indicado, así como utilizando los medios y formatos apropiados. Implica la aplicación de los conceptos, modelos y técnicas de la teoría de la Comunicación a las necesidades específicas del Proyecto. Exige la determinación de las necesidades de información y Comunicación de los actores interesados (stakeholders) en el Proyecto: ¿Quién necesita información? ¿Qué información requiere? ¿Cuándo la necesitará? ¿Cómo le será presentada? Requiere mucha dedicación y habilidad tanto al director como al equipo de dirección del Proyecto, que deben de ser conscientes de que las Comunicaciones afectan crucial y globalmente al éxito del Proyecto.

Conceptos sobre Comunicaciones

La Comunicación comprende todos los intercambios de información entre todos los stakeholders del Proyecto. El que elabora y envía la información es el responsable de realizarlo con claridad, de manera completa y sin ambigüedades, de forma que el receptor la reciba y la entienda correctamente. Su gestión incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición última de la información del Proyecto, en forma apropiada y en el momento oportuno.

Una Comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un Proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia y perspectivas e intereses diversos en el resultado del Proyecto.

Las actividades de Comunicación pueden presentar diversas dimensiones que se han de tener en cuenta, entre las que podemos encontrar:

  • Interna (dentro del Proyecto) y Externa (cliente, otros Proyectos)
  • Formal (informes, memorandos) e Informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc)
  • Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y Horizontal (entre colegas)
  • Oficial (boletines, informe anual) y No oficial (Comunicaciones extraoficiales)
  • Escrita y Oral• Verbal y No verbal (tono de voz, lenguaje corporal)

La mayoría de habilidades de Comunicación son comunes a la dirección general y a la dirección de Proyectos entre estas habilidades, se encuentran:

  • Escuchar de manera activa y eficaz
  • Preguntar y sondear ideas para una mejor comprensión
  • Educar para aumentar el conocimiento del equipo
  • Investigar para confirmar la información
  • Identificar y gestionar expectativas
  • Persuadir para llevar a cabo una acción
  • Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes
  • Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
  • Resumir, recapitular e identificar las próximas etapas

Procesos de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

La PMBOK® Guide 5th, identifica 3 procesos para llevar a cabo la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto:

  • 10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Consiste en determinar las necesidades de información de los interesados en el Proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.
  • 10.2. Gestionar las Comunicaciones: Es el proceso que consiste en la creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y la disposición final de la información del Proyecto de acuerdo con el Plan de Gestión de las Comunicaciones. La principal ventaja de este proceso es que permite un flujo de Comunicación eficiente y eficaz entre las partes interesadas del Proyecto.
  • Controlar las Comunicaciones: Es el proceso que Proceso que consiste en monitorear y controlar las Comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del Proyecto, para asegurar que las necesidades de información de los interesados en el Proyecto se están cumpliendo.
Fuentes de información: PMBOK® 5th edición
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP

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