8.1. Planificar la Gestión de la Calidad

Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de Calidad a fin de que el Proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido.

El Director de Proyecto debe:

  • Recomendar mejoras en los procesos y políticas de Calidad
  • Establecer métricas para medir la Calidad
  • Revisar la Calidad antes de finalizar el entregable
  • Evaluar el impacto en la Calidad cada vez que cambia el alcance, tiempo, costo, riesgos y recursos.
  • Destinar tiempo para realizar mejoras de Calidad
  • Asegurar que se utilice el control integrado de cambios

Es uno de los procesos clave del grupo de procesos de planificación por lo que, durante el desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto, debería realizarse de forma paralela a los demás procesos de planificación del Proyecto.

Ciclo Plan-Do-Check-ActLos métodos de mejora continua son fundamentales, tanto en la gestión de la Calidad como en la Dirección de Proyectos. El ciclo Plan-Do-Check-Act, definido por Shewhart y revisado por Deming es la base de la mejora continua. Este ciclo está iterado a través de los resultados, es decir, el resultado de una vuelta se convierte en la entrada de otro. La iteración entre los procesos de Dirección de Proyectos funciona de esta manera.

8.1. Planificar la Gestión de la Calidad

ENTRADAS

  1. Líneas Bases:
    • Línea Base del Alcance: Una entrada clave de la planificación de Calidad, ya que documenta los principales productos entregables del Proyecto, los objetivos del Proyecto, los requisitos válidos derivados de las necesidades, deseos y expectativas de los interesados, así como los umbrales y criterios de aceptación. Los umbrales, que se definen como cotas y rangos de costes, tiempo, recursos y otros parámetros, pueden formar parte del enunciado del alcance del Proyecto.
    • Línea Base del Cronograma: Donde han quedado documentados los requisitos de cronograma a cumplir y que pueden afectar a la Calidad.
    • Línea Base de Costes: Donde han quedado documentados los requisitos de coste a cumplir y que pueden afectar a la Calidad.
  2. Registro de interesados: Donde están identificados los actores interesados con algún requisito particular referido a la Calidad.
  3. Registro de riesgos: Contiene información sobre las amenazas y oportunidades que pueden impactar en los requisitos de calidad.
  4. Documentación de requisitos: Recoge los requisitos que debe cumplir el Proyecto en relación a las expectativas de los interesados. Esta documentación recoge tanto los requisitos del Proyecto y producto como los requisitos de Calidad.

 

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

1.  Análisis Costo – Beneficio: La planificación de Calidad debe tener en cuenta el compromiso entre costes y beneficios. El principal beneficio de cumplir con los requisitos de Calidad es menor reproceso, lo cual significa mayor productividad, menores costes por reclamaciones y mayor satisfacción de los actores interesados. El coste principal de cumplir con los requisitos de Calidad es el asociado con la implementación de las actividades de la Gestión de la Calidad del Proyecto.

2. Costo de la Calidad (COQ): Los costes de la Calidad o Costs of Quality (COQ) son los costes totales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos, así como por no cumplir con los requisitos (reprocesos, reclamaciones, etc.). Los costes por fallos a menudo se clasifican en internos y externos denominándose también costes por Calidad deficiente.Costo de la Calidad

3.  7 Herramientas Básicas de Calidad: También conocidas como Herramientas 7QC, se usan en el contexto del ciclo PDCA para solucionar problemas relacionados con la Calidad. Son las siguientes:

  1. Diagramas causa-efecto: o diagrama de espina de pescado o diagramas de Ishikawa. identifica en forma esquemática las causas de los problemas. Se suele utilizar también durante el proceso de planificar la Calidad ya que es muy útil para estimular ideas y generar discusión para resolver problemas. Diagrama Causa-Efecto
  2. Diagramas de flujo: También conocidos como mapas de procesos, ya que muestran una secuencia de pasos y las posibilidades de ramificaciones que existen en un proceso que transforma una o más entradas en una o más salidas. Utiliza símbolos para describir los pasos de un proceso y las acciones que se deben realizar en cada paso. Un tipo de diagrama de flujo es el modelo SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers), donde se resumen las entradas y salidas de los procesos en formato de tabla. The SIPOC model
  3. Hojas de verificación: u hojas de control, se utilizan para registrar anotaciones en un papel para recopilar y organizar los datos.
  4. Diagrama de Pareto: representa la distribución de frecuencias en un histograma con las causas de las fallas del producto. La utilidad de esta herramienta es que se pueden detectar fácilmente cuáles son los factores más importantes que están originando fallos o errores. En otras palabras, permite separar los “pocos críticos” de los “muchos no críticos”. Principio 80_20 ParetoDiagrama de Pareto
  5. Histogramas: diagrama de barras que se utiliza para describir la tendencia central, dispersión y forma de una distribución estadística. Representa gráficamente la distribución de frecuencias agrupadas en distintas clases o categorías.
  6. Diagrama de Control: se utilizan para determinar si un proceso es estable a través del tiempo o tiene un comportamiento predecible. El cliente fija límites de especificación (o tolerancia) y el Director de Proyecto determina los límites de control. Por ejemplo, se firma con el cliente un contrato que permite un máximo de 2% de productos defectuosos y el equipo de Proyecto determina que si un lote tiene más de 1% de productos defectuosos eso está fuera de control. Si se identifican siete mediciones consecutivas por encima o por debajo de la media, se dice que el proceso “está fuera de control”. Diagrama de Control
  7. Diagramas de Dispersión: muestra la relación entre dos variables. Mientras más próximos estén los datos sobre una diagonal, mayor será la correlación entre las variables.

 

4. Estudios Comparativos (Benchmarking): Recogidos de Proyectos realizados anteriormente, bien por la organización ejecutante ó por otras organizaciones del mismo sector ó de otros sectores, se utilizan como mejores prácticas a conseguir y como base para medir el rendimiento óptimo deseado.

5. Diseño de Experimentos: El diseño de experimentos ó Design of Experiments (DOE) es un método estadístico que ayuda a identificar qué factores pueden influir sobre el rendimiento óptimo de variables y características específicas de un producto o proceso, en desarrollo o en producción. Un ejemplo es cuando se utiliza el DOE para reducir la sensibilidad del rendimiento del producto a las fuentes de variaciones provocadas por diferencias ambientales, de fabricación incluso los requisitos de los usuarios finales del mismo. El aspecto más importante de esta técnica es que proporciona un marco estadístico para identificar e interrelacionar sistemáticamente la influencia conjunta de los factores importantes, en lugar de estudiar la influencia de cada factor por separado. El DOE debería proporcionar las condiciones y parámetros óptimos del producto y/o proceso, incluyendo su coste razonable, resaltando los factores que más influyen sobre los resultados, revelando interacciones y sinergias entre ellos.

6. Muestreo Estadístico: El muestreo estadístico consiste en elegir parte de una población de interés para su inspección (por ejemplo, seleccionar al azar sesenta componentes producidos de una población de cinco mil). Un apropiado muestreo puede reducir el coste de control de Calidad.

7. Herramientas adicionales: Tormenta de ideas o Brainstorming, Análisis de campo de fuerza, Técnicas de grupo nominal, Herramientas de Gestión y Control de Calidad.

8. Reuniones: Del equipo de Proyecto

SALIDAS

1. Plan de Gestión de la Calidad: Describe cómo el equipo de Dirección del Proyecto implementará el cumplimiento la política de Calidad de la organización ejecutante y todas las normas aplicables.

2. Métricas de Calidad: Definición operativa que describe, en términos muy específicos, en qué consiste y cómo lo mide el proceso de control de Calidad. Una medición es un valor real.

3. Listas de Verificación de Calidad: Herramienta estructurada que puede ser usada para verificar que se han seguido una serie determinada de pasaos necesarios.

4. Plan de Mejora del Proceso: Se trata de un plan secundario del Plan para la Dirección del Proyecto. Detalla los pasos necesarios para analizar los procesos de Dirección del Proyecto y de desarrollo del producto, con el fin de identificar las actividades que no agregan valor, aumentando de este modo el valor para el cliente final, como por ejemplo:

  • Límites del proceso. Describe la finalidad, el inicio y el final de los procesos, sus entradas y salidas, los datos necesarios, si corresponden, el propietario y los actores interesados en los procesos.
  • Configuración del proceso. Un diagrama de flujo de los procesos para facilitar el análisis de las interfaces identificadas.
  • Métricas del proceso. Las utilizadas en la medición del control del estado y rendimiento de los procesos.
  • Objetivos de rendimiento mejorado. Para guiar las actividades de mejora del proceso.
Fuentes de Información
PMBOK® 5th edición
Pablo LLedó Director Profesional de Proyectos
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP

One thought on “8.1. Planificar la Gestión de la Calidad

  1. Pingback: Gestión de la Calidad del Proyecto | What is Project Management?

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