7.3. Determinar el Presupuesto del Proyecto

Durante este proceso, se suman los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo, para establecer una línea base de costos autorizada. La línea base incluye los presupuestos autorizados y reservas para contingencias, pero excluye las reservas de gestión.

El Acta de Constitución del Proyecto y  el Enunciado del Alcance del Proyecto proporcionan presupuestos resumidos y limitaciones al presupuesto del Proyecto cuya validez hay comprobar en este proceso. La suma de las estimaciones de los costes de las actividades del cronograma, de los paquetes de trabajo y demás componentes de la EDT/WBS con el fin de preparar un presupuesto detallado, se hace en el marco de la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto, que es necesario aprobar antes de autorizar la realización de los trabajos.

ENTRADAS

  1. Plan de Gestión de Costes: Dado que detalla los criterios, técnicas, procedimientos y herramientas para agregar los Costes del Proyecto, además de los relativos a los otros procesos de Gestión del coste.
  2. Línea Base del Alcance: Puede incluir limitaciones formales de los gastos de fondos del Proyecto, tanto sobre el total como sobre periodos concretos. Estas restricciones de financiación son revisadas cuando se elabora el enunciado del alcance del Proyecto. Pueden estar motivadas por los presupuestos anuales de la organización promotora del Proyecto, de alguno de los socios participantes ó de otras entidades, como por ejemplo, bancos o agencias gubernamentales.
  3. Estimación de costo de las estimaciones y base de las estimaciones: Salida del proceso 7.2 Estimar los Costes. Dado que hay que sumar las estimaciones de los costes de cada actividad del Cronograma, dentro de cada paquete de trabajo y luego dentro de cada componente de la EDT/WBS, para obtener un presupuesto de los costes del Proyecto. La base de las estimaciones son los papeles de trabajo que soportan y justifican las estimaciones de los Costes de las actividades.
  4. Calendario de Recursos y Cronograma: Incluye las fechas de inicio y finalización programadas de todas las actividades del cronograma del Proyecto, de los hitos del cronograma, de los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control. Esta información se utiliza para desplegar el flujo del presupuesto de costes por el calendario y planificar cuando se va a incurrir en cada coste.
  5. Registro de Riesgos: Se generará y describirá en el proceso 11.2 de Identificar los Riesgos y ahora hay que tenerlos en cuenta para agregar los costes de las respuestas para la prevención de riesgos, así como para estimar la reserva de contingencia.
  6. Acuerdos: La información relativa a los costes de los contratos, que comprende los costes de los productos, servicios o resultados que se han adquirido, se usa también para determinar la línea base y el presupuesto del Proyecto.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

  1. Suma de Costos: Las estimaciones de los costes de las actividades del cronograma se suman primero por los paquetes de trabajo de la EDT, luego por los niveles superiores de la EDT, tales como cuentas de control, y finalmente, para todo el Proyecto. También se agregan los Costes temporalmente.
  2. Análisis de Reserva: El análisis de reservas establece dos reservas de coste ó asignaciones económicas para impactos de riesgos potenciales. Se trata de asignaciones económicas reservadas para potenciales impactos en el alcance, plazo y coste del Proyecto, que no se utilizan si los riesgos no se producen. Si dichos cambios son a causa de riesgos identificados en el registro de riesgos (unknown-known), la reserva económica se denomina reserva para contingencias y dado que debe quedar aprobada, forma parte de la línea base de costes por lo que el director del Proyecto puede gastar de ella cuando lo juzgue necesario. Usualmente, el patrocinador del Proyecto maneja otra reserva económica para riesgos desconocidos (unknown-unknown), denominada reserva de gestión. La reserva de gestión también se utiliza para todo lo no cubierto por la reserva de contingencia. El director del Proyecto debe obtener aprobación del patrocinador para poder usar la reserva de gestión, que no forma parte de la línea base de coste del Proyecto, pero está incluida en el presupuesto del Proyecto. Debido a ello, no se suele utilizar en el cálculo del valor ganado.Análisis de Reserva
  3. Juicio de Expertos: Dada la dificultad de las estimaciones y la variedad de métodos a utilizar, será necesario contar con la ayuda de expertos generalistas y especialistas en el área de aplicación del Proyecto tales cómo consultores, proveedores, clientes, asociaciones técnicas y profesionales y directivos de otras unidades de la organización, incluso de otros sectores industriales.
  4. Relaciones Históricas: Para predecir los costes totales del Proyecto se pueden utilizar datos históricos para realizar estimaciones análogas y/o paramétricas.
  5. Conciliación del Límite de Financiamiento: En general, las organizaciones desean tener control y planificar la asignación de fondos a sus Proyectos. Por lo tanto, los costes del Proyecto se concilian con los límites de financiación establecidos por el cliente o la organización ejecutante, de acuerdo a un plan de desembolso de fondos para el Proyecto. La conciliación requerirá que se ajuste el cronograma del Proyecto para allanar o regular dichos Costes, lo que se logra aplicando restricciones de fechas impuestas en algunos paquetes de trabajo, componentes de la EDT/WBS o hitos del Proyecto. Conciliación del límite de financiamiento

SALIDAS

  1. Línea Base del Desempeño de Costes: Es el presupuesto del Proyecto distribuido en el tiempo que se usa como referencia respecto de la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste del Proyecto. Se desarrolla sumando los costes estimados por período y normalmente se representa de forma acumulada en una curva S. La línea base del coste es un componente del Plan de Gestión de Costes y por tanto, del Plan para la Dirección del Proyecto. Para medir diferentes aspectos del rendimiento, muchos Proyectos utilizan múltiples líneas base de coste y líneas base de producción. Por ejemplo, una para cada recurso o tipo de recursos. Línea Base de Costes
  2. Requisitos de Financiamiento: Los requisitos de financiación, totales y periódicos (por ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de la Línea Base de Coste y en general, se establecen con un margen por exceso con el fin de estar preparados para sobre costes o para el adelanto de los trabajos.
  3. Actualizaciones: El proceso determinar el presupuesto hace necesario actualizar la documentación del Proyecto, lo que generalmente incluye pero no está limitado a actualizar el registro de riesgos, las estimaciones de los costes y el cronograma del Proyecto.
Fuentes de Información
PMBOK® 5th edición
Director Profesional de Proyectos. Pablo Lledó
Autora: Gladys Gbegnedji castaño

3 thoughts on “7.3. Determinar el Presupuesto del Proyecto

  1. Pingback: Gestión de los Costos del Proyecto | What is Project Management?

  2. Me parece que el texto se desdice con el gráfico en lo que se refiere a la Linea de Base de Costo y la Reserva de Contingencia. Mientras que en el gráfico lo incluye como parte del cálculo, en el texto señala que la reserva de contingencia no forma parte de la línea de base del costo

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