7.2. Estimar los Costos del Proyecto

Según el PMBOK®, el proceso Estimar los Costos, consiste en realizar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del Proyecto. La exactitud de la estimación del costo de un Proyecto, aumenta según avanza el Proyecto, de manera que es un proceso iterativo.

Los costos se estiman para todos los recursos asignados al Proyecto, es decir, recursos de trabajo, recursos materiales, coste de servicios e instalaciones y posibles costes por contingencias.

La estimación de los Costes de las actividades puede necesitar de los resultados de los procesos de planificación de otras áreas como por ejemplo el cronograma del Proyecto, el registro de riesgos y las asignaciones de personal. Debido a ello las estimaciones no pueden darse por definitivas hasta contar con tales informaciones.

Si la organización ejecutante no posee estimadores de Costes formalmente formados, el equipo del Proyecto deberá aportar los recursos y la experiencia necesarios para llevar a cabo la estimación de los Costes del Proyecto

Por lo tanto, podemos definir la estimación de costos, como una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del Proyecto.

ENTRADAS

  • Plan de Gestión de Costes: Dado que detalla los criterios, técnicas, procedimientos y herramientas para estimar los Costes del Proyecto, además de los relativos a los otros procesos de Gestión del coste.
  • Plan de Gestión de los Recursos Humanos: Las características del personal seleccionado para el Proyecto influyen en los Costes de personal, además del sistema de reconocimiento y recompensa, por lo que son componentes necesarios para desarrollar las estimaciones de Costes del cronograma
  • Línea Base del Alcance: La línea base del alcance puede contener información adicional sobre requisitos con implicaciones contractuales y legales, está relacionada con la salud, la seguridad, el desempeño, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta información debe tomarse en cuenta para la elaboración de las estimaciones de costos.
    • Enunciado del Alcance: Un supuesto que es necesario conocer para estimar los costos del Proyecto, es si los estimados se referirán únicamente a los costes directos (CD) o incluirán también los costes indirectos (CI) del Proyecto. El enunciado del Alcance proporciona información sobre restricciones, límites y supuestos del Proyecto. Una posible restricción podría ser un presupuesto limitado.
    • EDT y su diccionario
  • Cronograma del Proyecto: Los costos del Proyecto vienen determinados por el tipo y cantidad de recursos, así como el tiempo que dichos recursos utilizan para completar las actividades del Proyecto.
  • Registro de riesgos: Es importante también, considerar los costos de mitigación de riesgos.
  • Factores ambientales: Condiciones de mercado e información comercial publicada.
  • Activos de los procesos de la Organización: Políticas y plantillas de estimación de costos. Información histórica y lecciones aprendidas.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

  • Juicio de expertos: Junto con la información histórica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la información procedentes de Proyectos similares anteriores. También puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
  • Estimación análoga: Utiliza el costo real de Proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actual, que a veces se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del Proyecto. Generalmente, es un método menos costo y más rápido que otros, pero por el contrario, es menos exacto.
  • Estimación paramétrica: Consiste en utilizar información histórica para estimar los costos futuros. Consigue niveles superiores de exactitud.
  • Estimación ascendente: Estimación de los costes de los componentes de trabajo. Se estima el costo de cada paquete de trabajo o actividad, con el mayor grado de detalle posible, de manera que el costo se resume en niveles superiores.

Estimación ascendente

 

  • Estimación por tres valores: Al igual que con el proceso Estimar la duración de las actividades, el PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de una actividad:
    • Más probable (cM)
    • Optimista (cO)
    • Pesimista (cP)
    • Esperada (cE)

Estimación por tres valores

Las estimaciones de costos basadas en esta ecuación (o aun en un promedio simple de los tres valores) pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las estimaciones de costos.

  • Análisis de reserva: El estimado de costos, puede incluir reservas de costo adicionales para contingencias sobre aquellos eventos previstos, pero inciertos. Puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos. Según vamos disponiendo de más información sobre el Proyecto, esta reserva puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento. El presupuesto debe incluir estas reservas y pueden ser administradas por el Director de Proyecto (DP) sin solicitar autorización.
  • Costo de la Calidad: Aseguramiento de la Calidad del Proyecto.
  • Software de estimación de costos
  • Análisis de propuestas para licitaciones (o de vendedores): Análisis de cuánto puede costar el Proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados o proveedores.
  • Técnicas grupales de toma de decisiones: Enfoques basados en el trabajo en equipo tales como la aplicación de técnicas de creatividad en grupo (la tormenta de ideas, la nominal de grupo, por votación secreta, la consulta reiterada a expertos o Delphi, los mapas mentales, los diagramas de afinidad y los análisis de decisión por criterio múltiple) son muy útiles en la estimación de los Costes de las actividades, sobre todo si la composición del grupo permite mejora la exactitud y precisión mediante la mezcla formal de experiencias especializadas

SALIDAS

  1. Estimaciones de costos de las actividades: el trabajo directo de los recursos, los materiales, el equipo, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información y categorías especiales, tales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias de costo.
  2. Base de las estimaciones: Detalles adicionales que respaldan la estimación de costos.
  3. Actualizaciones a los documentos del Proyecto

Fuentes de Información

PMBOK® 5th edición
Director Profesional de Proyectos. Pablo Lledó
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP

2 thoughts on “7.2. Estimar los Costos del Proyecto

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