4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

De acuerdo a la PMBOK® Guide 5th, el primer proceso a desarrollar dentro del grupo de procesos de Iniciación es 4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase del mismo y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

La firma del Acta de Constitución autoriza formalmente el inicio del Proyecto y en ella debe quedar asignado el Director de Proyecto, siendo recomendable su participación en la elaboración del acta, ya que ésta le otorga autoridad para asignar los recursos del Proyecto.

Los Proyectos son autorizados por alguien externo al Proyecto, el patrocinador, la PMO (Oficina de Dirección de Proyectos) o un comité ejecutivo del portafolio. Cualquiera de ellos debe encontrarse a un nivel apropiado para financiar el Proyecto. Así mismo, la autorización se mueve en función de las necesidades internas de la empresa o de influencias externas. Vincula el Proyecto con la estrategia y el trabajo en curso de la organización.

4.1. Desarrollar el Acta de Constitución

Entradas

  • Enunciado del Trabajo del Proyecto: Llamado en inglés Statement Of Work (SOW) se trata de una descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el Proyecto. Si se trata de un Proyecto interno, hará referencia a las necesidades de la empresa. Si se trata de un Proyecto externo, será proporcionado por el Cliente. Debe hacer referencia a la necesidad comercial o el plan estratégico de la Organización y a la descripción del alcance del producto
  • Caso de Negocio: Proporciona información para determinar si el Proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente, la necesidad comercial y el análisis de costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el Proyecto.
  • Contrato: Para clientes externos.
  • Factores Ambientales de la Empresa: Por ejemplo, normas gubernamentales o de industria, infraestructura de la Organización o las condiciones de mercado.
  • Activos de los Procesos de la Organización: Por ejemplo, los procesos organizacionales estándar, las políticas y las definiciones de procesos normalizadas, plantillas o la información histórica y la base de conocimientos de lecciones aprendidas.

Herramientas y técnicas

  • Juicio de Expertos: Experiencia es proporcionada por un grupo o individuo con conocimientos o capacitación especializados. Se encuentra disponible a través de diferentes fuentes:

-        Otras unidades dentro de la organización
-        Consultores
-        Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
-        Asociaciones profesionales y técnicas
-        Grupos industriales
-        Expertos en la materia
-        Oficina de dirección de proyectos (PMO)

  • Técnicas de facilitación: Cualquiera que pueda aplicarse para orientar el desarrollo del acta de constitución del Proyecto:  Tormenta de ideas, Resolución de conflictos, Resolución de problemas, Gestión de reuniones Etc.

Salidas

  • Acta de Constitución del Proyecto: Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el Proyecto debe proporcionar. Suele incluir:

Project Charter

Fuentes de Información

PMBOK Guide 5th

Director Profesional de Proyectos. Pablo Lledó

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