5.4. Crear la EDT/WBS

La estructura de desglose de trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure, en inglés (WBS) es una herramienta que se utiliza para describir el alcance de un proyecto según sus entregables, que dividiremos en componentes lo suficientemente pequeños y manejables que nos permita planificar de manera fácil el Proyecto. Estos componentes del último nivel de descomposición se denominan Paquetes de Trabajo, que podrán programarse, supervisarse, controlarse, estimarse sus costes y asignar un único responsable de su ejecución.

Se trata de un elemento organizativo jerarquizado que representa el Proyecto al completo y que se utiliza como base para realizar la planificación del Proyecto y que sirve para determinar quién es el responsable de cada uno de los trabajos que son necesarios para conseguir los objetivos del Proyecto. De manera que cada tarea o trabajo que se deba llevar a cabo, tiene que quedar representado en la EDT/WBS.

La EDT /WBS se elabora durante la fase de  planificación del Proyecto inmediatamente después de la definición del alcance del mismo, antes que el cronograma, sin intentar identificar la secuencia de las actividades. Ya que la EDT/WBS es un instrumento para facilitar la estimación de los recursos y el cálculo del tiempo y el coste. Hasta que no se hayan definido todas las actividades o tareas a ejecutar no será posible planificarlas.

Idealmente, su realización, será llevada a cabo por el equipo que lleve a cabo el desarrollo del Proyecto, en colaboración con el área funcional de planificación y control. Este equipo, deberá buscar un equilibrio entre los niveles de planificación, ya que por un lado, una descomposición excesiva puede originar un esfuerzo de gestión no productivo, un uso ineficiente de recursos y una menor eficiencia en la realización del trabajo, y por otro lado, a medida que descomponemos el trabajo con más detalle, se mejoran las capacidades de planificación, dirigir y controlar el trabajo.

La descomposición de todo el trabajo del proyecto generalmente implica las siguientes actividades:

  • Identificar los entregables y el trabajo relacionado: exige analizar el enunciado del alcance del proyecto detallado y este análisis a su vez, exige un juicio experto para identificar todo el trabajo, incluidos los productos entregables exigidos por contrato.
  • Estructurar y organizar la EDT/WBS: es una técnica analítica que puede realizarse mediante el uso de una plantilla de EDT/WBS. La estructura resultante puede adoptar varias formas de organización, tales como:
    • Usar los principales productos entregables y subproyectos como el primer nivel de descomposición.
    • Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposición, insertando los productos entregables del proyecto en el segundo nivel.
    • Usar diferentes enfoques en cada rama de la EDT/WBS, por ejemplo en cada subproyecto.
  • Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS: en componentes detallados de nivel inferior. Exige subdividir el trabajo correspondiente en sus componentes fundamentales en función de cómo se ejecutará y controlará realmente el trabajo del proyecto. Cada componente debe definirse y asignarse clara y completamente a una unidad ejecutante específica de la organización que asuma la responsabilidad de la conclusión del componente de la EDT/WBS.
  • Asignar cuentas de control: de forma paralela a la creación del desglose de tareas se realiza el desglose de costes del proyecto asignando según la definición de paquete de trabajo una cuenta de control asociada a cada elemento del nivel de mayor desglose de la EDT/WBS, que recoge el coste de este. Proporciona una jerarquía de cuentas de control idéntica a la de la EDT/WBS.
  • Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT/WBS: un código es un método abreviado, preciso e inequívoco, para transmitir información acerca de un artículo. Debe servir por tanto como identificador, y en la medida de lo posible debe describir el artículo al que  está referido, de la manera más sencilla posible.
  • Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente: exige determinar que los componentes del nivel inferior de la EDT/WBS son necesarios y suficientes para completar los productos.

El diccionario de la EDT/WBS es un documento generado durante este proceso, cuya función es respaldar la EDT/WBS. El diccionario proporciona una descripción más detallada de los componentes de la EDT/WBS, incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas de control.

La EDT certificación PMP

LÍNEA BASE DEL ALCANCE: Cuando el Enunciado del Alcance del Proyecto, la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT/WBS) y el Diccionario de la EDT/WBS quedan aprobados, constituyen la Línea Base del Alcance del Proyecto. Se trata de la referencia de Alcance con la que hay que comparar el Alcance conseguido, a la hora de verificar el cumplimiento del trabajo realizado y controlar su grado de rendimiento.

Fuentes de Información
PMBOK® 5th edición
Autora: Gladys Gbegnedji Castaño PMP
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